Privacyverklaring
De Digitale Gastvrouw
Versie: oktober 2026
1. Wie zijn wij?
De Digitale Gastvrouw is een onderneming die digitale, administratieve en organisatorische ondersteuning biedt aan ondernemers binnen en buiten de horeca.
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De Digitale Gastvrouw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
De Digitale Gastvrouw
Joëlle Westveer
E-mail: info@dedigitalegastvrouw.nl
KvK: 42136494
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de manier waarop je met De Digitale Gastvrouw contact hebt of gebruikmaakt van onze diensten, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam
- Functie
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adresgegevens
- Factuur- en betaalgegevens
- Correspondentie en communicatie
- Gegevens die je zelf aan ons verstrekt
- Inlog- en accountgegevens die noodzakelijk zijn om werkzaamheden uit te voeren
Wanneer wij werkzaamheden uitvoeren voor een opdrachtgever kunnen wij daarnaast persoonsgegevens van diens klanten, gasten, medewerkers of andere relaties verwerken, bijvoorbeeld:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Reserveringsgegevens
- Communicatie met de (horeca)onderneming
- Voorkeuren of andere informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht
Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.
4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Contact en communicatie
Wanneer je contact met ons opneemt, gebruiken wij je gegevens om je vraag te beantwoorden en contact met je te onderhouden.
Uitvoering van opdrachten
Wanneer je klant bent, gebruiken wij persoonsgegevens om onze werkzaamheden uit te voeren, afspraken te maken en met je te communiceren.
Administratie en facturatie
Wij verwerken gegevens om offertes, facturen en onze financiële administratie te kunnen verzorgen.
Verbetering van onze dienstverlening
Wij kunnen gegevens gebruiken om onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren.
Wettelijke verplichtingen
Sommige persoonsgegevens moeten wij bewaren omdat dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor onze administratie en belastingaangifte.
5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere wettelijke grondslagen uit de AVG, waaronder:
- uitvoering van een overeenkomst;
- wettelijke verplichting;
- gerechtvaardigd belang;
- toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.
Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kun je deze toestemming altijd weer intrekken.
6. Persoonsgegevens van gasten en klanten van opdrachtgevers
Een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening kan bestaan uit het verwerken van persoonsgegevens namens horecaondernemers.
Bijvoorbeeld wanneer wij:
- reserveringen verwerken;
- mailboxen beheren;
- gastvragen beantwoorden;
- reserveringssystemen beheren;
- communicatie met gasten verzorgen;
- planningen of administratieve gegevens verwerken.
In dergelijke situaties bepaalt de horecaondernemer doorgaans waarom en hoe de persoonsgegevens worden verwerkt. De Digitale Gastvrouw handelt dan als verwerker namens de opdrachtgever.
Wanneer dit op grond van de AVG vereist is, sluiten wij met de opdrachtgever een afzonderlijke verwerkersovereenkomst waarin onder andere afspraken worden gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en het verwijderen of teruggeven van persoonsgegevens. De AVG vereist dergelijke afspraken wanneer een organisatie persoonsgegevens namens een verwerkingsverantwoordelijke verwerkt
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen gegevens worden verwerkt door bijvoorbeeld:
- hostingproviders;
- e-mailproviders;
- cloudopslagdiensten;
- facturatie- en administratiesoftware;
- reserveringssystemen;
- communicatie- en samenwerkingssoftware;
- website- en softwaresystemen die door de opdrachtgever worden gebruikt.
Wanneer wij namens een opdrachtgever persoonsgegevens verwerken, maken wij hierover passende afspraken met de opdrachtgever.
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
8. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
Sommige gegevens moeten wij langer bewaren vanwege wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld gegevens die onderdeel zijn van onze administratie.
Wanneer een overeenkomst met een opdrachtgever eindigt, worden persoonsgegevens die wij uitsluitend namens die opdrachtgever verwerken verwijderd of teruggegeven volgens de afspraken die daarover met de opdrachtgever zijn gemaakt, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht de gegevens langer te bewaren.
9. Beveiliging
De Digitale Gastvrouw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.
Daarbij wordt onder andere zorgvuldig omgegaan met toegangsrechten, wachtwoorden en digitale systemen.
Geen enkele manier van gegevensoverdracht of opslag via internet kan echter volledig worden gegarandeerd als absoluut veilig.
10. Cookies
Onze website kan gebruik maken van cookies.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat kunnen worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt.
11. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Je kunt onder bepaalde voorwaarden:
- inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
- onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren;
- vragen om verwijdering van persoonsgegevens;
- vragen om beperking van de verwerking;
- bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
- vragen om overdracht van persoonsgegevens;
- een eerder gegeven toestemming intrekken.
Een verzoek kan worden ingediend via:
info@dedigitalegastvrouw.nl
Wij kunnen je vragen om voldoende informatie te verstrekken om je identiteit te controleren voordat wij je verzoek behandelen.
12. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. We proberen je klacht uiteraard zo goed mogelijk op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je van mening bent dat wij persoonsgegevens niet volgens de privacywetgeving verwerken. De AVG kent hiervoor onder meer een recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
13. Wijzigingen
De Digitale Gastvrouw kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.
14. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan?
Neem dan contact op via:
De Digitale Gastvrouw
Joëlle Westveer
info@dedigitalegastvrouw.nl
0683297794